Rédaction et validation des spécifications, communication des livrables

Objectifs de cette séance

• Rédiger les spécifications fonctionnelles du cas fil rouge et leurs critères d'acceptation
• Faire valider des spécifications par un commanditaire et intégrer ses retours
• Adapter la présentation d'un livrable de cadrage à son public, décideur ou technique
• Préparer une soutenance de cadrage et anticiper les objections

Ce matin : 4 heures de travaux dirigés et la remise du livrable 3. Cet après-midi : 2 heures pour préparer la soutenance de vendredi.

Rappel de la séance 4

Hier, vous avez appris à passer d'un besoin à un test, sur le projet des médiathèques. Aujourd'hui, vous parcourez la même chaîne pour Zinc Média.

• Besoin : ce qu'un acteur veut obtenir. C'est votre livrable 1
• Exigence : ce que la solution doit faire ou respecter pour servir ce besoin
• Critère d'acceptation : le test qui dit si l'exigence est tenue

Ce que vous avez en main : vos besoins priorisés, votre rapport corrigé, et la ligne écrite hier qui dit ce que vous spécifiez.

Ce qu'il manque : les spécifications elles-mêmes. C'est le livrable 3.

Vue d'ensemble de la journée

La journée suit deux parcours. Le matin, vous écrivez vos spécifications et vous les faites valider. L'après-midi, vous préparez la façon de les défendre vendredi.

• Le matin produit le livrable 3, l'après-midi le plan de votre soutenance

Le repère en haut de chaque slide indique le parcours et l'étape en cours.

Le matin : cinq étapes, cinq questions

Chaque étape répond à une question, avec une méthode vue hier, et laisse une pièce du livrable 3.

Avant chaque étape : un rappel de la méthode et un exemple rempli sur les médiathèques. Vous, vous l'appliquez à Zinc Média.

Ce que vous spécifiez

Premier choix à faire, avant d'écrire une ligne : quelle solution décrivez-vous ? La réponse dépend du verdict de votre rapport de faisabilité.

• Vous spécifiez le scénario que vous avez recommandé, qu'il reprenne la demande ou qu'il s'en écarte

Un No-Go ne dispense pas de spécifier : le commanditaire attend de savoir quoi faire à la place.

D'où viennent vos exigences

Une exigence ne s'invente pas : chacune descend d'un besoin. Vous partez donc d'une liste de besoins numérotés, qui a trois origines.

• Tout besoin ajouté porte sa source

Découpez votre scénario en 2 ou 3 domaines que vous nommez vous-mêmes, par exemple ce que font les personnes, ce que fait le matériel, ce que deviennent les données. Répartissez-vous selon vos profils, puis relisez-vous d'un domaine à l'autre.

Étape 1 : la méthode et ses termes

On fixe d'abord ce qui entre dans le projet. Ensuite, chaque exigence tient sur une ligne, avec les informations qui permettront de la retrouver et de la trier.

TD 1/5 : périmètre et liste des exigences

Durée : 40 min | Modalité : groupe, cas Zinc Média

1. 8 min. Relisez votre recommandation et vos besoins priorisés, numérotez-les (B1, B2...), ajoutez les besoins implicites
2. 8 min. Délimitez le périmètre : dans, plus tard, hors, avec une raison par ligne exclue
3. 14 min. Listez 15 à 20 exigences, une ligne chacune
4. 7 min. Pour chacune : identifiant, type, priorité, besoin source, état
5. 3 min. Vérifiez : au moins 3 non fonctionnelles

Livrable attendu : le périmètre et la liste des exigences.

Les « pas cette fois » vont dans la colonne « plus tard » du périmètre, pas dans cette liste.

Étape 1 : exemple rempli (médiathèques)

Voici à quoi ressemble un extrait de la production attendue, sur le projet d'exemple.

F : fonctionnelle | NF : non fonctionnelle | M : indispensable | S : important

Étape 1 : bon résultat, erreurs fréquentes

Un bon résultat : en lisant une ligne seule, on sait ce que la solution doit faire, pour quel besoin, et avec quelle urgence.

À contrôler avant de passer à l'étape 2 :

• Tout n'est pas en M : si tout est indispensable, rien n'est priorisé
• Les exigences non fonctionnelles sont là : ce sont souvent vos besoins implicites
• Aucun mot vague : rapide, simple, convivial, moderne, optimisé, « si possible », « etc. »

Étape 2 : la méthode et ses termes

Une ligne de liste ne suffit pas pour réaliser ni pour vérifier. La fiche précise l'exigence, et ses critères d'acceptation disent comment on saura qu'elle est tenue.

TD 2/5 : fiches et critères d'acceptation

Durée : 60 min | Modalité : groupe, 2 fiches par personne

1. 5 min. Retenez vos exigences les plus prioritaires : 2 par membre du groupe
2. 20 min. Pour chacune, remplissez la fiche : énoncé, règles de gestion, hors périmètre
3. 20 min. Écrivez au moins 3 critères d'acceptation par fiche : un nominal, les autres pris parmi limite et erreur, au moins un par règle citée
4. 5 min. Une règle qui vous manque s'écrit comme une hypothèse signalée, et devient une question au commanditaire
5. 10 min. Faites relire chaque fiche par un autre membre du groupe

Livrable attendu : 2 fiches par membre, soit 6 fiches à trois et 8 fiches à quatre.

Pour une exigence non fonctionnelle : une mesure, ses conditions, un seuil.

Étape 2 : exemple de fiche (médiathèques)

La fiche reprend le gabarit d'hier. Elle est remplie ici pour une autre exigence, avec une hypothèse signalée.

Étape 2 : exemple de critères (médiathèques)

Les trois critères de la fiche EX-04. Chacun a une situation de départ avec des valeurs, une seule action, un résultat que n'importe qui peut constater.

Comment le lire : CA-09 se place des deux côtés du seuil, le jour du rappel puis le lendemain. L'hypothèse H1 n'a pas encore de critère : elle attend la réponse du commanditaire.

Étape 2 : bon résultat, erreurs fréquentes

Un bon résultat : quelqu'un qui n'a pas suivi le projet peut dérouler chaque critère et dire « réussi » ou « échoué », sans vous poser de question.

Trois erreurs fréquentes :

• Trois critères nominaux : aucune règle n'est mise à l'épreuve
• Une règle citée dans la fiche, sans critère limite ou d'erreur
• Une hypothèse écrite comme un fait : le commanditaire ne saura pas qu'il doit la confirmer

Étape 3 : la méthode et ses termes

Vous avez des besoins, des exigences et des critères, écrits par des personnes différentes. La matrice de traçabilité les relie, pour montrer ce qui manque et ce qui est en trop.

Comment elle se construit : une ligne par besoin, puis les exigences qui le servent, puis les critères qui vérifient ces exigences.

Différence avec hier : une exigence de la liste qui n'a pas de fiche n'est pas une anomalie aujourd'hui. Elle porte la mention « à détailler ».

TD 3/5 : matrice de traçabilité

Durée : 25 min | Modalité : groupe

1. 8 min. Une ligne par besoin, ceux du livrable 1 et ceux que vous avez ajoutés, indispensables et importants d'abord
2. 7 min. Reportez les exigences et les critères qui le couvrent
3. 4 min. Repérez les trois anomalies : besoin indispensable ou important sans exigence, exigence sans besoin, fiche sans ses critères
4. 6 min. Traitez chacune : ajouter, retirer, ou reporter à plus tard en l'écrivant

Livrable attendu : la matrice de traçabilité et la liste des anomalies traitées.

Une exigence listée sans fiche porte la mention « à détailler ». Dans ce TD, ce n'est pas une anomalie : seules vos fiches doivent avoir leurs critères.

Étape 3 : exemple rempli (médiathèques)

La matrice d'hier, une fois ses anomalies traitées.

Un bon résultat : chaque anomalie a une ligne et une décision. Erreur fréquente : remplir les cases pour que la matrice ait l'air complète, au lieu d'écrire ce qui manque.

Le circuit de validation

Vos spécifications ont été relues à l'intérieur du groupe. Il leur manque un regard extérieur : celui qui commande, et celui qui n'a pas écrit.

• Le commanditaire ne lit pas tout : il examine un échantillon et tranche
• Le groupe pair relit l'ensemble avec une grille
• Chaque retour entre dans le journal et reçoit une décision

Faire valider n'est pas faire approuver. Un retour qui dérange est un retour utile.

TD 4/5 : validation

Durée : 60 min | Modalité : deux activités menées en parallèle

Avant de commencer : partagez votre document en lecture avec le groupe qui vous relit et avec le formateur.

Devant le commanditaire, 8 minutes par groupe, ordre tiré au sort :

• Il choisit 3 exigences et, pour chacune, accepte, refuse ou demande une précision
• Vous lui soumettez vos hypothèses les plus importantes, 3 au plus

Relecture par un groupe pair, 30 minutes, avec la grille :

Le reste du temps : tranchez et corrigez chaque retour dès qu'il arrive.

Devant le commanditaire : préparer vos 8 minutes

Huit minutes passent vite. Le commanditaire tranche ce qui est formulé pour être tranché : une hypothèse précise, pas une question ouverte.

La grille de relecture

Quand vous relisez un autre groupe, vous ne jugez pas ses choix : vous contrôlez que chaque exigence peut être comprise et vérifiée. Ce sont les qualités vues hier, ramenées à cinq contrôles.

Pour chaque exigence relue : oui ou non. Tout « non » est suivi d'une phrase.

Un « non » utile dit ce qui manque, pas seulement que cela ne va pas.

Le journal des retours

Un retour qui n'est écrit nulle part est perdu. Le journal garde chaque retour, d'où il vient, et ce que vous en avez fait. Il est tenu par le groupe relu.

Trois décisions possibles :

• Accepté : vous corrigez, et vous dites où
• Refusé : vous ne changez rien, et vous dites pourquoi en une ligne
• Reporté : vous ne pouvez pas trancher aujourd'hui, et vous dites ce qui manque

TD 5/5 : correction et remise

Dernière étape du matin : fermer chaque retour, corriger, puis assembler les pièces produites depuis ce matin en un seul document.

Durée : 25 min | Modalité : groupe

1. 5 min. Donnez une décision à chaque retour du journal : accepté, refusé ou reporté
2. 3 min. Justifiez en une ligne tout retour refusé
3. 10 min. Corrigez les fiches, puis la matrice de traçabilité
4. 5 min. Assemblez le livrable 3 en un seul PDF : périmètre, liste des exigences, fiches, matrice, journal des retours
5. 2 min. Remettez-le au formateur avant la fin du TD

Livrable attendu : le livrable 3, noté sur 3 points.

Liste de contrôle avant de rendre : les critères de la slide suivante.

Livrable 3 : ce qui est noté

Remise : un seul PDF par groupe, nommé L3_nom-du-cabinet.pdf, remis au formateur avant la fin du TD.

La note est une note de groupe. Un retour refusé avec une bonne justification ne coûte rien : ce qui est regardé, c'est que chaque retour ait reçu une décision.

L'après-midi : vue d'ensemble

Vos spécifications sont remises. Reste à convaincre : vendredi, vous aurez 20 minutes devant un comité de décision.

• Les temps 1 à 3 donnent la méthode : dire la décision d'abord, construire le support, répondre aux objections
• Le temps 4 est le vôtre : vous bâtissez le plan de votre soutenance
• Le temps 5 fixe les règles de vendredi et votre ordre de passage

Les exemples restent ceux des médiathèques. Votre plan de soutenance porte sur Zinc Média.

L'après-midi : cinq temps, cinq questions

Vous repartez avec le plan de votre soutenance, votre ordre de passage et le rôle que vous tiendrez au comité.

La synthèse décisionnelle

Un rapport se rédige dans l'ordre où l'on a travaillé. Un décideur, lui, veut d'abord la fin. La synthèse décisionnelle remet le contenu dans son ordre à lui.

• La recommandation, la décision demandée et la condition d'abord
• Trois arguments au plus, chacun appuyé sur des faits
• Les risques majeurs et les prochaines étapes ensuite, le détail en annexe

Un décideur lit de haut en bas et peut s'arrêter à tout moment. Ce qu'il a lu doit suffire.

La pyramide, étage par étage

Exemple sur les médiathèques : une demande adressée au directeur, tirée du registre des risques de la séance 2.

Comment le lire : le directeur peut s'arrêter après la deuxième ligne et savoir ce qu'on attend de lui. Les faits ne servent que s'il demande « pourquoi ? ».

Adapter le discours au public

La même analyse ne se présente pas de la même façon à celui qui paie, à celui qui réalise et à celui qui utilisera. Chacun arrive avec sa question.

• Le fond ne change pas d'un public à l'autre
• Ce qui change : l'ordre, le niveau de détail, le vocabulaire

Vendredi, votre public est un comité de décision.

Un même fait, trois publics

Le fait (médiathèques) : l'éditeur arrête le support du logiciel actuel fin 2027.

Ce qu'on en tire : le fait est le même, sa source aussi. L'élu entend une décision à prendre, le service informatique une contrainte de calendrier, les bibliothécaires ce qui change pour eux.

Atelier éclair : remettre la conclusion en tête

Durée : 10 min | Modalité : binôme, projet des médiathèques

Voici la conclusion d'un rapport de faisabilité, écrite dans l'ordre du travail :

« Nous avons mené six entretiens et analysé l'existant du réseau. Le logiciel actuel n'est plus mis à jour depuis 4 ans et son support s'arrête fin 2027. Trois scénarios ont été étudiés. La mise à jour du portail coûte 30 000 € et prend 4 mois, le changement de logiciel 90 000 € et 10 mois. Le premier ne couvre que les besoins indispensables et laisse la dépendance à un agent unique. Au vu de ces éléments, il nous semble que le changement de logiciel pourrait être envisagé, sous réserve de la subvention régionale. »

1. 6 min. Pour l'élu : réécrivez-la en 4 lignes : décision demandée, raison, condition, solution de repli
2. 4 min. Pour le service informatique : ajoutez 2 lignes sur ce qu'il doit savoir en plus

Atelier éclair : réponse possible

• La conclusion est en tête, chiffrée, et le verdict est nommé
• « Il nous semble que... pourrait être envisagé » est devenu une recommandation
• La méthode (six entretiens, trois scénarios) part en annexe

Le support de soutenance

Vous savez quoi dire en premier. Le support, lui, doit porter ce message sans vous : un membre du comité qui décroche une minute doit pouvoir se raccrocher à l'écran.

• Un message par slide, et le titre l'affirme : « Le support s'arrête fin 2027 », pas « Analyse de l'existant »
• Chaque chiffre porte sa source : entretien, fiche d'existant, calcul
• La matrice des risques, pas le registre : 3 risques majeurs commentés
• Les spécifications par un exemple : une exigence et ses critères
• Le détail en annexe, prêt pour les questions
• 20 minutes : 8 à 10 slides, pas davantage

Test : en ne lisant que les titres de vos slides, comprend-on votre recommandation ?

Un titre qui affirme : avant, après

Un titre qui décrit annonce un sujet. Un titre qui affirme donne la conclusion de la slide. Exemples sur les médiathèques.

Comment le lire : la colonne du milieu, lue seule de haut en bas, raconte toute la soutenance. C'est le test des titres.

Questions et objections

Après vos 20 minutes viennent 10 minutes de questions. Une objection n'est pas une attaque : c'est le signe qu'on vous a écouté. Elles se rangent en trois familles.

Une méthode en 4 temps : écouter jusqu'au bout, reformuler, répondre par un fait, vérifier que la réponse convient.

« Je ne sais pas, et voici comment je le saurai d'ici telle date » vaut mieux qu'une réponse inventée.

Une objection, déroulée en 4 temps

L'objection de l'élu (médiathèques) : « 90 000 €, c'est trois fois le prix de la mise à jour. Pourquoi payer autant ? »

Et quand on ne sait pas : « La subvention sera-t-elle accordée ? »

« Je ne sais pas. La région doit répondre par écrit avant le 31 janvier 2027. Si elle refuse, nous proposons la mise à jour à 30 000 €. »

Plan de soutenance : le gabarit

Vos 20 minutes sont découpées d'avance. Le gabarit suit la synthèse décisionnelle : la décision demandée ouvre et ferme la soutenance.

Sur l'ensemble des 20 minutes : clarté et réponses aux questions, 2 points.

Le temps suit le barème : la partie la plus longue est celle qui pèse le plus.

Plan de soutenance : à vous

Vous avez la méthode et le gabarit. Vous construisez maintenant le plan de votre soutenance sur Zinc Média.

Durée : 30 min | Modalité : groupe

1. 5 min. Écrivez votre recommandation en 4 lignes, comme dans l'atelier
2. 7 min. Chiffrez ce que vos sources permettent de chiffrer, citez la source, signalez comme hypothèse tout ordre de grandeur estimé
3. 6 min. Donnez un titre qui affirme à chaque slide du gabarit
4. 4 min. Répartissez la parole : tous les membres parlent
5. 8 min. Listez 5 objections probables et votre réponse à chacune

Livrable attendu : le plan, montré au formateur avant de partir.

Plan de soutenance : exemple rempli (médiathèques)

Un bon plan : les titres se lisent seuls, tous les membres parlent, chaque objection a un fait en réponse.

Vendredi : les règles de l'oral

• 20 minutes de présentation, chronomètre affiché, puis 10 minutes de questions
• Les questions : le groupe désigné ouvre avec 2 questions (4 min), le président poursuit (5 min), le groupe désigné donne son avis (1 min)
• Note de groupe, sur 10 points

D'ici vendredi :

• Finalisez le support à partir de votre plan : 8 à 10 slides
• Répétez une fois, chronomètre en main
• Remettez le support au formateur avant le premier passage

C'est le seul travail demandé hors séance dans ce module.

Vendredi : le comité et votre rôle

Vendredi, nous serons le 30 novembre 2026 : le comité de décision de Zinc Média se réunit.

• Le président : le formateur, dans le rôle de Julien Marchetti. C'est lui qui décide
• Les membres : un groupe désigné à chaque passage

Quand vous siégez : au moins 2 questions, une grille d'observation à remplir, un avis en une phrase.

Tirage au sort de l'ordre de passage : maintenant. Notez votre passage et celui où vous siégez.

Points clés à retenir

• On spécifie ce qu'on a recommandé, et chaque exigence descend d'un besoin
• Une règle manquante se demande. En attendant la réponse, elle s'écrit comme une hypothèse signalée, jamais comme un fait
• Faire valider, c'est donner une décision à chaque retour : accepté, refusé, reporté
• La décision demandée se dit d'abord, se chiffre avec ses sources, et tient en 4 lignes
• Face à une objection : un fait, ou « je ne sais pas, voici comment je le saurai »

Changelog